ازآنجاکه بسیاری از صادرکنندگان و تولیدکنندگان در کشورهای درحال‌توسعه، منابع محدود و دانش اندکی از بازارهای خارجی و اقتضائات آن دارند، اغلب نیاز زیادی به حمایت و راهنمایی مخصوصاً برای برداشتن اولین گام‌های خود در دنیای تجارت دارند. دفاتر بازرگانی یکی از بهترین ابزارها به‌منظور توسعه تجارت بین‌المللی و کمک به تولیدکنندگان و صادرکنندگان در راستای دسترسی به بازارهای جدید هستند.
دفاتر بازرگانی در کشورهای مختلف معمولاً وابسته به یک وزارتخانه، سازمان دولتی یا اتاق بازرگانی بوده و خدمات مختلفی را بسته به پتانسیل‌های خود و نیازهای بازار ارائه می‌دهند. بررسی تجربه کشورهای مختلف نشان می‌دهد که عموماً اطلاعات بازار، حمایت‌های مربوط به ورود به بازار، مشاوره، خدمات نمایشگاهی، یافتن شریک تجاری و تبلیغات در زمره این خدمات قرار می‌گیرند. بیشتر دفاتر بازرگانی در دنیا مرتبط با یک سازمان دولتی هستند، اما در برخی از کشورها نظیر آلمان و اتریش این دفاتر وابسته به اتاق‌های بازرگانی این کشور به شمار می‌روند.
ارتباط تجارت و رشد اقتصادی همواره موردتوجه نظریه‌پردازان توسعه بوده است، به‌طوری‌که اقتصاددانان کلاسیک تجارت را موتور رشد و توسعه می‌دانستند. آن‌ها اثرات تجارت خارجی را به دو بخش اثرات مستقیم مانند تقسیم‌کار جهانی، گسترش بازار، افزایش اثرات جانبی سرمایه‌گذاری، تخصیص منابع و اثرات غیرمستقیم را مانند تأمین مواد اولیه و اقلام موردنیاز، انتقال دانش و تکنولوژی جدید و انتقال سرمایه خارجی و ایجاد رقابت و تشویق آن تقسیم می‌کنند.
ازآنجایی‌که صادرات کالاها و خدمات باکیفیت، پتانسیل بهبود رشد اقتصادی و توسعه ملل را دارد، بیشتر کشورهای توسعه‌یافته و درحال‌توسعه، رونق صادرات را یکی از اولویت‌های سیاستی خود به‌منظور دستیابی به اهداف توسعه اقتصادی قرار داده‌اند.
یکی از دلایل توسعه ناکافی بخش صادرات در ایران، عدم وجود یک سیستم بازاریابی و بازرگانی مناسب و کارا بوده است. به‌طوری‌که در اغلب موارد کالا و خدمات صادراتی کشور باوجود برخورداری از کیفیت مطلوب به دلیل نبود یک سیستم مناسب تبلیغاتی و اطلاع‌رسانی در بخش مبادلات خارجی، جایگاه شایسته خود را در بازارهای جهانی به دست نیاورده است. درواقع باید گفت که بازارسنجی مناسب در کشورهای هدف، یکی از مهم‌ترین ارکان توسعه صادرات به شمار می‌رود.
در همین راستا یکی از استراتژی‌های موفق کشورها به‌منظور بازاریابی و بازارسنجی در سایر نقاط دنیا تأسیس دفاتر توسعه بازرگانی و تجارت در بازارهای هدف است. این دفاتر با کارکردهای مختلف، تعداد کارمندان متغیر و بودجه‌های متفاوت هدف یکسانی را دنبال می‌کنند: حمایت از شرکت‌ها و صاحبان کسب‌وکار یک کشور در بازارهای دنیا.
دفاتر بازرگانی همچنین خدمات مختلفی را بسته به پتانسیل‌های خود و نیازهای بازار ارائه می‌دهند. بررسی تجربه کشورهای مختلف نشان می‌دهد که عموماً اطلاعات بازار، حمایت‌های مربوط به ورود به بازار، مشاوره، خدمات نمایشگاهی، یافتن شریک تجاری و تبلیغات در زمره این خدمات قرار می‌گیرند. بیشتر دفاتر بازرگانی در دنیا مرتبط با یک سازمان دولتی هستند، اما در برخی از کشورها نظیر آلمان و اتریش این دفاتر وابسته به اتاق‌های بازرگانی این کشور به شمار می‌روند.
در این گزارش تلاش شده است که جزئیات فعالیت‌های برخی از دفاتر بازرگانی در کشورهایی نظیر آلمان، اتریش، ایتالیا و کره جنوبی موردبررسی قرارگرفته و مواردی نظیر ساختار این دفاتر، منابع مالی، خصوصی یا دولتی بودن و خدمات آن‌ها ارائه می‌شود تا الگویی برای تأسیس دفاتر تجاری در ایران باشد.
نتیجه‌گیری
دفاتر بازرگانی در کشورهای مختلف اشکال گوناگونی دارند. آن‌ها از یک دفتر که تنها توسط یک نفر اداره می‌شود تا یک سازمان گسترده با تعداد زیادی کارمند و دفاتر زیاد در سراسر دنیا، متغیر هستند. این دفاتر معمولاً انعطاف‌پذیر بوده و می‌توانند نقش‌های متفاوتی را به عهده گیرند؛ اما به‌طورمعمول دفاتر بازرگانی موفق در دنیا برخی نقاط مشترک دارند:
*از حمایت قوی جامعه کسب‌وکار برخوردار هستند.
* به شکل مناسبی بنیان نهاده شدند بدین معنی که ساختار سازمان‌یافته داشته و کارکرد و خدمات مشخصی را در دستور کار قرار داده‌اند.
*کارمندان بامهارتی را استخدام می‌کنند که درآمدشان رقابتی و بسته به میزان موفقیت در حرفه‌شان است. این کارمندان معمولاً در زمینه‌های بازاریابی، تجارت بین‌الملل، پیش‌بینی بازار، روابط عمومی، آمار، زبان بازار هدف و اطلاعات کشورهای هدف، تجارب گران‌بهایی دارند.
*بازار محور بوده و بازتاب نیازهای شرکت‌های خصوصی در سایر بازارهای دنیا هستند. این دفاتر معمولاً یا یک سازمان دولتی هستند یا از حمایت‌های مالی دولت‌ها سود می‌برند.
*نکته مهم دیگر در رابطه با این دفاتر، روش‌های تأمین مالی آن‌هاست. معمولاً بخشی از بودجه آن‌ها توسط دولت تأمین مالی می‌شود. حتی دفاتر بازرگانی وابسته به اتاق‌های بازرگانی مانند آلمان هم از بودجه دولتی برخوردار هستند. در کنار این بودجه، بخش دیگری از منابع مالی این دفاتر توسط دریافت هزینه از خدماتی است که ارائه می‌دهند.
*به دلیل نقش و اهمیت توسعه صادرات در دنیای امروز، به نظر می‌رسد فعال نمودن دفاتر بازرگانی برای شرکت‌های ایرانی یک ضرورت انکارناپذیر است. با توجه به اینکه یکی از مهم‌ترین اهداف پساتحریم، رونق تجارت بین‌الملل است و دولت نیز به دنبال راهکارهای تقویت تولید صادرات محور و افزایش صادرات غیرنفتی است، تأسیس این دفاتر می‌تواند در کنار اصلاحات ساختاری به شناسایی پتانسیل‌های بازارهای هدف و کمک به بازرگانان ایرانی برای گسترش صادراتی اثرگذار باشد.
*توسعه تجارت یا نمایندگی‌های متعدد بازرگانی در کشورهای مختلف، انجام تحقیقات بازاریابی خارجی، ایجاد نمایشگاه‌های داخلی و خارجی برای معرفی توانمندی‌های اقتصادی کشور، استفاده از آمار و اطلاعات لازم در ارتباط با حجم تجارت جهانی، ایجاد مراکز مطالعاتی در کشورهای هدف برای آشنایی باسلیقه و ترجیحات مصرف‌کنندگان در آن کشورها و آگاهی از شرایط بازارهای جهانی جهت افزایش سهم تجارت خارجی ایران در این بازارها ازجمله کارکردهای این دفاتر است که از اهمیت خاصی برای اقتصاد کشور برخوردار است.